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HUMAN RESOURCES - DIRECTOR OF PEOPLE, Milford
General Information
Job Title: HUMAN RESOURCES - DIRECTOR OF PEOPLEDescription
This exempt position is primarily responsible for managing multiple human resources’ program content, policies, and procedures, including the Company’s staffing program, performance management, training and development, compensation and benefits, and insurance programs; performs related work as required. Reports directly to the General Manager of Admin/HR and Finance
ESSENTIAL FUNCTIONS
The examples of functions listed in this job description are representative, but not necessarily exhaustive, of any one position in this job classification. Management may assign other functions not listed herein at its sole discretion.
• Functions as a business partner with Field Management team to promote the achievement of company goals;
• Serves as a managerial role model in terms of professionalism, expertise, confidentiality, and accountability;
• Ensures legal compliance with all federal, state, and local employment statutes;
• Oversees performance management system (e.g., feedback, discipline, documentation, succession planning);
• Addresses employee relations issues (e.g., complaints, grievances, and morale issues);
• Acts as an intermediary between management and field staff when necessary;
• Manages activities of the Human Resources department for internal employees
• Ensures departmental goals are achieved, through alignment, efficiency, and professionalism;
• Prioritizes human resources tasks correctly, delegates effectively, and completes work accurately and on time;
• Operates from a systems perspective;
• Manages the I-9 process (e.g., training, compliance, storage);
• Maintains the work structure by updating job requirements and job descriptions for all positions;
• Supports the organizational culture that fosters a results-based team-oriented environment;
• Coordinates the Company training program (e.g., mandated programs, supervisory skills, executive development, position certification, operations, sexual harassment, career ladder, training calendars);
• Prepares and maintains the employee handbook;
• Leads various organizational change initiatives;
• Reviews and makes recommendations to executive management for improvement of the organization's policies, procedures, and practices on personnel matters;
• Maintains knowledge of industry trends and employment legislation and ensures organization's compliance;
• Maintains company compensation program (e.g., FLSA, benchmarking, structure, bonus, incentive plans);
• Completes human resource operational requirements by scheduling and assigning employees;
• Manages company benefits program (e.g., open enrollment, vendor liaison, audits, employee communication);
• Maintains employee benefits programs by studying and assessing benefit needs, costs, and trends;
• Recommends benefit programs to management;
• Manages Company-wide insurance programs (e.g., EPLI);
• Ensures payroll legal compliance (e.g., wage and hour, benefits auditsmot, and time tracking);
• Conducts investigations as required;
• Ensures proper entry, storage, and use of employee data (e.g., application, wages, vacation, sick time);
• Tracks all legally required leaves of absence (e.g., FMLA, ADA);
• Performs routine tasks in delicate circumstances such as providing reasonable accommodations, investigating allegations of wrongdoing, and terminations;
• Manages company recognition events;
• Maintains legally-compliant file management procedures (e.g., storage, documentation, destruction);
• Maintains knowledge of trends, best practices, regulatory changes, and new technologies in human resources, talent management, and employment law;
• Leads meetings;
• May need to interview management staff;
• Must use the software implemented, including but not limited to Google Suite applications, Talking Points and BossLM;
• Represents the company in all human resources related events (e.g., legal, procedural, hearings, audits);
• Utilizes computer skills, information technology, and MS Office applications effectively; and
• Provides excellent service (e.g., accurate, complete, and timely) to clients, work-site partners, and Company staff in a courteous and efficient manner.
• Bilingual English and Spanish skills are a necessity for this position.
COMPETENCIES
• Results Oriented: Maintains focus on outcomes; is proactive and goal oriented; concentrates on meeting objectives, delivering to the required time, cost, and quality; holds performance as more important than process; sets specific, measurable goals, and takes efficient action to accomplish success.
• Human Resources: Manages various human resources programs; provides direction on staffing procedures, compensation, and employee relations; addresses state and federal employment legal issues; supports performance management, employee benefits, and training initiatives; maintains various insurance programs.
• Decision Quality: Consistently makes effective, timely, and sound decisions; solicits information from multiple sources prior to making a judgment; addresses goals, resources, and intangibles; considers implications and contingency plans associated with all decisions.
• Administrative Efficiency: Demonstrates highly-efficient time management skills; adept at multi-tasking to accomplish goals; keeps things simple, non-bureaucratic, and restaurant focused; does not waste company, personal, or procedural time; maintains accurate records.
• People Management: Responsible for training, and performance management of internal employees; approves all paperwork; complies with all human resources procedures; views employees as assets.
• Customer Service: Consistently exceeds customer expectations; keeps customers well-informed, listens to them attentively, and addresses their concerns; enacts a personal approach to customer service.
• Interpersonal Skills: Treats others with respect, collaboration, and support in such a way that work relationships are improved and morale is increased; is approachable; has effective communication skills
• Language: Bilingual English and Spanish skills are a necessity for this position.
EDUCATION/EXPERIENCE
An example of the preferred education, training, and/or experience that demonstrates possession of the knowledge, skills, and competencies for this position includes: at least four (4) years of professional experience managing various human resources functions, insurance programs, and administrative procedures equivalent to that listed above.
ESSENTIAL PHYSICAL CHARACTERISTICS
The physical characteristics described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the functions required by this job classification. Reasonable accommodation may be made to enable an individual with qualified disabilities to perform the functions of this job classification, on a case-by-case basis.
Frequent: sitting, time spent on the telephone, repetitive use of hands to operate computers, printers, and office equipment, standing, bending and stooping, twisting of waist side-to-side, turning and flexion of the neck, lifting and carrying objects weighing up to 50 pounds; stand, walk, or crouch on narrow and/or slippery surfaces; stoop, kneel, bend to pick up or move objects; walk for long distances and on sloped ground and uneven surfaces; normal manual dexterity and hand-eye coordination; corrected hearing and vision to normal range.
SPECIAL NOTES, LICENSES AND CERTIFICATIONS
Pre-employment: Incumbents must sign the Confidentiality, Non-disclosure, and Non-solicitation Agreement prior to their first day on the job.
License: A valid class C driver’s license, which must be maintained throughout employment in this job classification, is required at the time of appointment. Employees in this job classification may be required to use their own vehicle.
Language: Bilingual English and Spanish skills are a necessity for this position.
Certifications: While not required, a PHR certification is desirable.
Working Conditions: Work is predominantly in an office environment with associated noise, space, and computer screen exposure. Work may also be conducted outdoors with exposure to varying temperatures, extreme weather conditions, noise levels, dust, pesticides, herbicides, grease, oils, dust, fumes, and electrical currents.
Background Investigation: Incumbents must have a reputation for honesty and trustworthiness. Misdemeanor and/or felony convictions may be disqualifying depending on type, number, severity, and recency. Prior to appointment, candidates may be subject to a background investigation and/or drug test.
Introductory Period: Incumbents appointed to this job classification serve an introductory period of three months.
KEY PERFORMANCE INDICATORS
The Key Performance Indicators for this position will be specified at the time of appointment
Esta posición es la principal responsable de administrar el contenido del programa, las políticas y los procedimientos de múltiples recursos humanos, incluido el programa de personal de la Compañía, la gestión del desempeño, la capacitación y el desarrollo, la compensación y los beneficios, y los programas de seguros; realiza trabajos relacionados según sea necesario. Informar directamente al Gerente General de Administración/Recursos Humanos y Finanzas.
FUNCIONES ESENCIALES
Los ejemplos de funciones enumerados en esta descripción de funciones son representativos, pero no necesariamente exhaustivos, de cualquier puesto en esta clasificación de puestos. La Administración puede asignar otras funciones no enumeradas en este documento a su entera discreción.
- Funciona como un socio comercial con el equipo de gestión de campo para promover el logro de los objetivos de la empresa;
- Sirve como un modelo de liderazgo en términos de profesionalismo, experiencia, confidencialidad y responsabilidad;
- Garantiza el cumplimiento legal de todas las leyes de empleo federales, del estado y locales;
- Supervisa el sistema de gestión de la actuación profesional (por ejemplo, retroalimentación, disciplina, documentación, planificación de la sucesión);
- Aborda cuestiones de relaciones con los empleados (por ejemplo, quejas, quejas y problemas de moral);
- Actúa como intermediario entre la dirección y el personal de campo cuando es necesario;
- Gestiona las actividades del departamento de Recursos Humanos para los empleados internos
- Asegura que se logren los objetivos departamentales, a través de la alineación, la eficiencia y la profesionalidad;
- Priorizar correctamente las tareas de recursos humanos, delega eficazmente y completa el trabajo con precisión y a tiempo;
- Opera desde una perspectiva de sistemas;
- Gestiona el proceso I-9 (por ejemplo, capacitación, cumplimiento, almacenamiento);
- Mantiene la estructura de trabajo actualizando los requisitos de trabajo y las descripciones de los puestos para todos los puestos;
- Apoya la cultura organizacional que fomenta un entorno orientado al equipo basado en los resultados;
- Coordina el programa de capacitación de la Compañía (por ejemplo, programas obligatorios, habilidades de supervisión, desarrollo ejecutivo, certificación de posición, etc.). Operaciones, acoso sexual, escala de carrera, calendarios de formación;
- Prepara y mantiene el manual del empleado;
- Dirige varias iniciativas de cambio organizacional;
- Revisa y hace recomendaciones a la dirección ejecutiva para mejorar las políticas, procedimientos y prácticas de la organización en asuntos de personal;
- Mantiene el conocimiento de las tendencias de la industria y la legislación laboral y asegura el cumplimiento de la organización;
- Mantiene el programa de compensación de la compañía (por ejemplo, FLSA, benchmarking, estructura, bonificación, etc.). planes de incentivos);
- Completa los requisitos operativos de recursos humanos mediante la programación y asignación de empleados;
- Administra el programa de beneficios de la empresa (por ejemplo, inscripción abierta, enlace con proveedores, auditorías, comunicación con los empleados);
- Mantiene programas de beneficios para empleados mediante el estudio y la evaluación de las necesidades, costos y tendencias de beneficios;
- Recomienda programas de beneficios a la administración;
- Administra programas de seguros para toda la empresa (por ejemplo, EPLI);
- Garantiza el cumplimiento legal de la nómina (por ejemplo, salario y hora, auditoría de beneficios y seguimiento del tiempo);
- Realiza investigaciones según sea necesario;
- Garantiza la entrada, almacenamiento y uso adecuados de los datos de los empleados (por ejemplo, solicitud, salarios, vacaciones, tiempo de enfermedad);
- Rastrea todas las licencias de ausencia legalmente requeridas (por ejemplo, FMLA, ADA);
- Realiza tareas rutinarias en circunstancias delicadas, tales como proporcionar ajustes razonables, investigar acusaciones de irregularidades y terminaciones;
- Gestiona eventos de reconocimiento de la empresa;
- Mantiene procedimientos de gestión de archivos que cumplen con la ley (por ejemplo, almacenamiento, documentación, destrucción);
- Mantiene el conocimiento de las tendencias, las mejores prácticas, los cambios normativos y las nuevas tecnologías en recursos humanos, gestión del talento y derecho laboral;
- Dirige reuniones;
- Puede necesitar entrevistar al personal directivo;
- Debe utilizar las programas implementado, incluyendo pero no limitado a las aplicaciones de Google Suite, Talking Points y BossLM;
- Representa a la empresa en todos los eventos relacionados con los recursos humanos (por ejemplo, legales, procesales, audiencias, auditorías);
- Utiliza habilidades informáticas, tecnología de la información y aplicaciones de MS Office de manera efectiva; y
- Proporciona un excelente servicio (por ejemplo, preciso, completo y oportuno) a los clientes, socios en el lugar de trabajo y personal de la Compañía de una manera cortés y eficiente.
- Las habilidades bilingües en inglés y español son una necesidad para este puesto.
COMPETENCIAS
- Orientado de resultados: Mantiene el enfoque en los resultados; es proactivo y orientado a los objetivos; se concentra en el cumplimiento de los objetivos, entregando el tiempo, el costo y la calidad requeridos; mantiene el desempeño como más importante que el proceso; establece metas específicas y medibles, y toma medidas eficientes para lograr el éxito
- Recursos Humanos: Administra varios programas de recursos humanos; proporciona orientación sobre procedimientos de personal, compensación y relaciones con los empleados; aborda cuestiones legales de empleo estatales y federales; apoya la gestión del desempeño, beneficios para los empleados e iniciativas de capacitación; mantiene varios programas de seguros.
- Calidad de decisiones: Toma decisiones eficaces, oportunas y sólidas de manera consistente; solicita información de múltiples fuentes antes de hacer un juicio; aborda metas, recursos e intangibles; considera las implicaciones y planes de contingencia asociados con todas las decisiones.
- Eficiencia administrativa: Demuestra habilidades de gestión del tiempo altamente eficientes; adepto en tareas múltiples para lograr objetivos; mantiene las cosas simples, no burocráticas y enfocadas en restaurantes; no desperdicia tiempo de la empresa, personal o de procedimiento; mantiene registros precisos.
- Gestión de personas: Responsable de la capacitación y gestión del desempeño de los empleados internos; aprueba todos los trámites; cumple con todos los procedimientos de recursos humanos; ve a los empleados como activos.
- Servicio al cliente: Excede constantemente las expectativas del cliente; mantiene a los clientes bien informados, los escucha atentamente y atender sus preocupaciones; adopta un enfoque personal para el servicio al cliente.
- Habilidades interpersonales: Trata a los demás con respeto, colaboración y apoyo de tal manera que las relaciones laborales se mejoran y la moral se aumenta; es accesible; tiene habilidades de comunicación efectivas
- Idioma: Las habilidades bilingües de inglés y español son una necesidad para este puesto.
EDUCACIÓN/EXPERIENCIA
Un ejemplo de la educación, capacitación y / o experiencia preferida que demuestra la posesión de los conocimientos, habilidades y competencias para este puesto incluye: Al menos cuatro (4) años de experiencia profesional en la administración de diversas funciones de recursos humanos, programas de seguros y procedimientos administrativos equivalentes a los enumerados anteriormente.
CARACTERÍSTICAS FÍSICAS ESENCIALES
Las características físicas aquí descritas son representativas de las que debe cumplir un empleado para desempeñar con éxito las funciones requeridas por esta clasificación de puestos. Se pueden hacer ajustes razonables para que una persona con discapacidades calificadas pueda desempeñar las funciones de esta clasificación de puestos, caso por caso.
Frecuentes: Sentado, tiempo dedicado al teléfono, uso repetitivo de las manos para operar computadoras, impresoras y equipos de oficina, de pie, flexión y agachado, torsión de la cintura de lado a lado, giro y flexión del cuello, levantamiento y transporte de objetos de hasta 50 libras; pararse, caminar o agacharse en superficies estrechas y/o resbaladizas; inclinarse, arrodillarse, agacharse para recoger o mover objetos; caminar largas distancias y en terrenos inclinados y superficies irregulares; destreza manual normal y coordinación mano-ojo; Se corrigió la audición y la visión al rango normal.
NOTAS ESPECIALES, LICENCIAS Y CERTIFICACIONES
- Pre-empleo: Los titulares deben firmar el Acuerdo de Confidencialidad, No Divulgación y No Solicitación antes de su primer día en el trabajo.
- Licencia: Se requiere una licencia de conducir válida de clase C, que debe mantenerse durante todo el empleo en el trabajo, empezando al momento de la cita. Los empleados en esta clasificación de trabajo pueden ser obligados a utilizar su propio vehículo.
- Idioma: Las habilidades bilingües de inglés y español son una necesidad para esta posición.
- Certificaciones: Aunque no es necesario, una certificación PHR es deseable.
- Condiciones de trabajo: El trabajo se realiza predominantemente en un ambiente de oficina con ruido asociado, espacio y exposición a la pantalla. El trabajo también puede realizarse al aire libre con exposición a temperaturas variables, condiciones climáticas extremas, niveles de ruido, polvo, pesticidas, herbicidas, grasas, aceites, polvo, humos, y corrientes eléctricas
- Investigación de antecedentes: Los titulares deben tener una reputación de honestidad y confiabilidad. Las condenas por delitos menores y/o delitos graves pueden ser descalificantes dependiendo del tipo, número, gravedad y frecuencia. Antes de la cita, los candidatos pueden estar sujetos a una investigación de antecedentes y / o prueba de drogas.
- Período introductorio: Los titulares nombrados para esta clasificación de puestos cumplen un período introductorio de tres meses.
INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO
Los indicadores clave de desempeño para este puesto se especificarán en el momento de la entrevista
